INTEP WORK
A munkaidő nyilvántartás
A dolgozók munkaidejét a munkáltatónak nyilván kell tartania. Mindegy, hogy kölcsönzött munkaerő, vagy "állandó" dolgozó, mindegy, hogy teljes-, vagy részmunkaidős, sőt akkor is, ha tisztán teljesítménybérben dolgozik. A munkaidő nyilvántartás - a köznyelv jelenléti ívnek hívja - a munkabér elszámolásának alapdokumentuma. Ön is érdekelt abban, hogy ez pontosan vezethető legyen.
A gyakorlatban számos technikai megoldást alkalmaznak a munkaidő nyilvántartására. Lehet papíralapú is a nyilvántartás, de rengeteg papírmunkától és problémától szabadulhat meg az INTEP munkaidő nyilvántartó rendszerrel. A rendszer további előnyei közt meg kell említeni, hogy általában jelentősen csökkennek a túlórák és le nem dolgozott munkabér költségek, valamint hamar kiszűrhetők a bérgazdálkodási problémák is.
Az elektronikus munkaidő nyilvántartás előnyei
- Bérszámfejtés hatékonyságának jelentős növelése
- Bérgazdálkodási problémák kiszűrése
- Munkavállalók késéseinek automatikus rögzítése
- Indokolatlan, (vagy nem is létező) túlórák csökkentése
- Munkavállaló megbízhatóságának, teljesítményének ellenőrzése
- Költséghatékony munkaerő gazdálkodás kialakítása
- Gyors és egyszerű beosztás készítés
Az elektronikus munkaidő nyilvántartás szolgáltatásai, előnyei:
- Munkaidők elektronikus rögzítése az érkezéstől a távozásig
- Blokkoltatás különféle jogcímek megadásával, megváltoztathatatlan idővel
- Belépési jogosultságok megadása, törlése számítógépről
- Automatikus beléptetés ajtó-mágneszár, illetve egyéb biztonságtechnikai eszközök vezérlésével
- Egyedülálló kártyaolvasó egység is csatlakoztatható a rendszerhez, amely szintén szolgáltathat adatot a munkaidő nyilvántartás számára (Pl. A dohányzó helységbe lépéskor, automatikusan a DOHÁNYZÁS jogcím lép életbe.)
- Naplófájl készítése és exportálása bérszámfejtő rendszerhez
- Késések, túlórák listázása
- Összesítők készítése statisztikához, különböző szűrési feltételekkel
- Adatok archiválása
Az elektronikus munkaidő nyilvántartás működése
A dolgozó egy személyre szóló valamilyen azonosítót (rendszerint fényképes RFID chip kártyát) kap. A kártyájával a telephelyre érkezéskor munkába jelentkezik a blokkolóóra segítségével. Kártyáját leolvastatja a blokkolóórával, majd kiválasztja a megfelelő jogcímet.
Szokásos munkakezdéskor a munka kezdete jogcímet választja a gyors gombok közül. Távozáskor sincs más teendő, mint a kártyát ismét odahelyezni a munkaidő terminál előlapjához és megnyomni a kilépés gombot. Ha a dolgozó más egyéb ügyben távozik, akkor a nyomógombok segítségével megadhatja az eltérő jogcímet (Pl. "MAGÁNÜGYBEN", "HIVATALOS ÜGYBEN" vagy "DOHÁNYZÁS").
A jogcímek tetszőlegesen szerkeszthetők, illetve nyomógombokhoz rendelhetők. A blokkoló óra által rögzített adatokat számítógépre letölthetjük. A letőltött adatokkal különböző szűréseket, rendezéseket végezhetünk, majd nyomtathatjuk, arhíválhatjuk, vagy akár exportálhatjuk EXCEL táblázatba, bérszámfejtő programba.
Az elektronikus munkaidő nyilvántartás rendszer elemei
Munkaidő terminál (blokkolóóra)
Munkaidő nyilvántartó rendszerben különböző jogcímek beállítására alkalmas eszköz. Kártya-, vagy elektronikus kulcsolvasóval rendelkezik. Kártya-, vagy kulcsolvasás után a kijelzőjén megjelenik a név és az aktuális jogcím (pl. "KOVÁCS ISTVÁN: DOHÁNYZÁS"). A kezelő gombokkal és gyors gombokkal választhatunk jogcímet. Az adatokat számítógépre tölthetjük, ott különböző szűrésekkel statisztikákat készíthetünk, amelyek jelentősen meggyorsítják a bérszámfejtési feladatokat. A munkaidő terminál beléptető rendszerben elektronikus ajtózárat, vagy kaput is vezérelhet.
Kártyaolvasók
A rendszerhez csatlakoztatott, nyomógomb nélküli kártyaolvasók által olvasott adatok is felhasználhatók a munkaidő nyilvántartáshoz. Ezek az adatok egyedi jogcímekhez rendelhetőek, ugyanúgy naplóeseményként jelennek meg a nyilvántartásban, mint a blokkolóóra által regisztrált események.
Így például a bejáratnál felszerelt kártyaolvasónál történt esemény jelentheti a "MUNKA KEZDET" jogcímet. Természetesen a kártyaolvasó az ajtó nyitását is vezérelheti.Számítógép
A rendszerben rögzített be- és kilépési adatok feldolgozását számítógépes programmal végezhetjük el. A szoftver lehetőséget ad az adatok mentésére, nyomtatására, Email küldésre, valamint statisztikai adatok készítésére is. A kártyaolvasók és blokkoló órák autonóm működésűek, a számítógép kikapcsolása esetén is tovább rögzítik az eseményeket. A számítógépet elég az adatok letöltésekor bekapcsolnunk.
Adatok tárolása és letöltése a munaidő nyilvántartáshoz
Az adatok a munkaidő terminálban egy a tápfeszültség kimaradása esetén sem felejtő memóriában, ún. FLASH memóriában tárolódnak. Általános esetben a munkaidő terminál kiépített kommunikációs adatkábellel csatlakozik a számítógéphez. A számítógép bekapcsolásakor és a kezelőszoftver elindítása után, a rendszer áttölti a munkaidő terminál memóriájában tárolt adatokat a számítógép adatbázisába.
A munkaidő nyilvántartás számítógépes adatfeldolgozása
Az beléptető- és munkaidő nyilvántraró szoftverrel lehetőségünk van a komplett beléptető és munkaidő nyilvántartó rendszer beállítására és az adatok kezelésére Windows operációs rendszer alatt futó kezelőfelületen. A rendszer felépítéséből adódóan a számítógépnek nem kell folyamatosan üzemelnie, csak akkor kell bekapcsolnunk, ha az adatokat szeretnék letölteni, vagy módosítani. A rendszerben használatos vezérlő központ, kulcs- és kártyaolvasók, valamint a munkaidő terminál, saját memóriájukat használják az adatok rögzítésére azért, hogy a stabil, a számítógép lefagyása esetén is megfelelően működő rendszert alkossanak. A munkaidő terminálból letöltött adatokat összesíthetjük, szűréseket végezhetünk, és exportálhatjuk ECEL, HTML, TXT, CSV formátumokba.